BorneoFlash.com, BALIKPAPAN - Pengelolaan kearsipan masih menjadi tantangan serius, meski Balikpapan ini dikenal sebagai salah satu kota berprestasi di Kalimantan Timur (Kaltim).
Hal tersebut disampaikan Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip (Dispustakar) Kota Balikpapan, Elvin Junaidi, saat Rapat Koordinasi Program Kerja Pengawasan Kearsipan Tahunan (PKPKT) dan Entry Meeting Pengawasan Kearsipan Internal Kota Balikpapan Tahun 2026, di Grand Senyiur Hotel Balikpapan, pada Selasa (3/2/2026).
Menurut Elvin, secara penilaian kearsipan, Balikpapan masih berada di bawah sejumlah kabupaten dan kota lain di Kaltim. Kondisi ini menjadi pekerjaan rumah bersama yang harus segera dibenahi, melalui penguatan komitmen dan pengawasan kearsipan di seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD).
“Kota Balikpapan memang berprestasi di banyak bidang, namun nilai kearsipan kita masih relatif rendah dibandingkan daerah lain di Kalimantan Timur. Ini tantangan bagi kita semua,” ujarnya.
Elvin menekankan pentingnya pengawasan kearsipan, terutama dalam pemusnahan arsip yang telah melewati masa retensi. Ia mengungkapkan, pada tahun 2022 lalu, hanya Dispustakar yang melaksanakan pemusnahan arsip.
Namun, upaya perbaikan mulai menunjukkan hasil sejak 2023 dengan dibentuknya Internal Arsip Coordinator (IAC) yang berperan mengoordinasikan arsiparis dengan masing-masing OPD. “Alhamdulillah, langkah ini disambut positif. Hingga saat ini sudah ada 16 OPD yang melaksanakan pemusnahan arsip,” jelasnya.
Sejumlah OPD yang telah melakukan pemusnahan arsip diantaranya Dinas Ketenagakerjaan dan Dinas Lingkungan Hidup yang masing-masing sudah dua kali melaksanakan pemusnahan, Kecamatan Balikpapan Timur, BPPDRD, DPMPTSP, Satpol PP, Badan Kesbangpol, RSUD, BKAD, Diskominfo, Rumah Sakit Sayang Ibu, Dinas Perumahan dan Permukiman, BKPSDM, DP3AKB, serta Dinas Pariwisata, Pemuda dan Olahraga.
Kemudian di tahun 2026, tiga OPD terbaru yang melaksanakan pemusnahan arsip adalah BKPSDM, DP3AKB, dan Dinas Pariwisata, Pemuda dan Olahraga.
Elvin juga mendorong OPD yang belum melaksanakan pemusnahan arsip agar segera mempersiapkan proses tersebut, termasuk dengan melibatkan pihak ketiga yang profesional apabila diperlukan.
“Pengelolaan arsip lama memang tidak mudah. Kami sarankan OPD bisa melibatkan pihak ketiga yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan,” tambahnya.
Selain itu, Pemkot Balikpapan kini telah menerapkan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi) untuk mendukung pengelolaan arsip digital secara terintegrasi.
Sistem ini memungkinkan pengelolaan arsip dilakukan secara otomatis, termasuk penyusutan dan penghapusan arsip sesuai jadwal retensi. “Srikandi sangat membantu karena empat pilar kearsipan sudah terakomodasi dalam sistem ini,” jelas Elvin.
Sebagai bentuk transparansi dan upaya memacu perbaikan, Dispustakar juga berencana menampilkan peringkat kearsipan OPD.
Tiga OPD dengan pengelolaan arsip terbaik akan mendapatkan apresiasi dari pimpinan daerah. “Ini bukan untuk mencari kekurangan, tetapi sebagai motivasi agar kearsipan kita semakin baik ke depan,” pungkasnya. (*)
Komentar (0)
Belum ada komentar.
Tulis Komentar