Memori kolektif merupakan acuan dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan oleh negara melalui pengawasan kearsipan.
Hal ini sesuai undang-undang nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan menyatakan bahwa penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk menjamin terciptanya arsip, ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya.
Serta terwujudnya pengelolaan arsip yang andal perlindungan kepentingan negara dan hak-hak pendataan, keselamatan dan keamanan arsip, keselamatan aset nasional dan mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional serta meningkatkan kualitas pelayanan publik
Kegiatan ini sebagai upaya bersama untuk meningkatkan sinergitas, membangun komitmen bersama, dalam upaya meningkatkan kualitas peran dan kemanfaatan bidang kearsipan, dalam seluruh aspek kehidupan berbangsa dan bernegara yang tanggap terhadap dinamika era pemerintahan berbasis elektronik.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Balikpapan, Elvin Djunaidi menyampaikan bahwa pengawasan kearsipan menjadi barometer dalam penilaian indeks kinerja penyelenggaraan kearsipan, laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah dan evaluasi penyelenggaraan pemerintahan daerah.
Agar tujuan kearsipan dapat tercapai maka diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan untuk menjamin bahwa pencipta arsip baik pusat dan daerah penyelenggaraan kearsipan sesuai dengan peraturan perundang-undangan maka perlu dilakukan pengawasan kearsipan.
